Integración eficaz: el primer paso para la gestión de riesgos de terceros 

La nueva investigación de Refinitiv sobre las prácticas de incorporación corporativa demuestra cómo un programa de incorporación verdaderamente eficaz abre la puerta a estrategias de gestión de riesgos de terceros más amplias.

1. Implementar un proceso de integración de terceros verdaderamente eficaz es la clave para un buen programa de gestión de riesgos.
2. Y el onboarding no se trata solo de una evaluación de due dilligence. Debe incluir elementos como cuestionarios, entrevistas y evaluaciones de cualquier conducta previa que se considere inapropiada, así como una investigación sobre los beneficiarios finales (UBO en inglés).
3. Para construir un programa de compliance efectivo, tiene sentido asociarse con un proveedor externo de soluciones de flujo de trabajo de integración de terceros.

Ante un panorama legislativo en constante evolución y una normativa corporativa cada vez más estricta, las empresas deben ser conscientes de los riesgos potenciales que implican las relaciones con terceros.

Un simple lapsus muchas consecuencias

Los procesos de integración inapropiados pueden aumentar sustancialmente la probabilidad de que una corporación se involucre inadvertidamente con terceros que están conectados a delitos económicos o ambientales. Y las consecuencias de esto van desde acciones de ejecución y sanciones financieras hasta daños significativos a la reputación de la empresa. Además, involucrarse con terceros inapropiados o poco confiables puede llevar a ineficiencias y pérdidas financieras en la cadena de suministro.

La buena noticia es que la creación de un esquema de onboarding subcontratado eficaz puede ofrecer muchos beneficios, desde simplemente reducir el riesgo de relaciones problemáticas con terceros hasta mejorar los resultados finales a través de una alineación constante con socios comerciales de valor comprobado.

Lea el white paper: “Efficient, Effective Onboarding – The first step in third-party risk management”

Onboarding robusta

Las organizaciones empresariales parecen ser muy conscientes del valor de una integración verdaderamente eficaz.

Como la Encuesta Refinitiv 2020 sobre integración de terceros y gestión de riesgos, casi el 70% de los encuestados está de acuerdo en que los procesos de onboarding de terceros son esenciales en sus empresas.

Determinar el grado de riesgo (o riesgo relativo) de un tercero es el objetivo principal del proceso de incorporación, y las mejores prácticas dictan que los terceros con puntajes de riesgo medio o alto deben someterse a evaluaciones adicionales.

Según los encuestados, los procesos de onboarding indicaron que el 19% de los terceros eran de "alto riesgo" y el 30% de ellos presentaban "riesgo medio". Esto significa que casi la mitad (49%) de los terceros que pasan por un proceso de incorporación reciben una puntuación de riesgo que indicará la necesidad de un mayor escrutinio.

El descubrimiento, sin duda, agrega aún más valor a los procesos de integración completos y bien planificados, posicionándolos como un paso inicial (y esencial) en la gestión integral de riesgos.

También es importante recordar que el onboarding eficaz va mucho más allá de la due dilligence o la selección directa, y debe incluir otros elementos para mitigar el riesgo, como:

• Cuestionarios y entrevistas
• Monitoreo
• Verificación de nombres de propietarios y ejecutivos
• Revisión de cualquier conducta pasada indebida
• Investigación de beneficiarios finales (UBO)
• Verificaciones de crédito y revisión financiera
• Búsqueda de posible interacción con el gobierno.
• Verificación del uso de intermediarios y/o subcontratistas
• Auditorías in situ y/o remotas

Elementos clave

Nuestra investigación evalúa los diversos elementos que componen un programa de onboarding típico, analizando en profundidad aspectos comunes y esenciales (como cuestionarios) así como otros materiales importantes (entrevistas, por ejemplo) que típicamente se limitan a casos de alto riesgo o de terceros con alto valor.

Consulte los elementos identificados por los participantes de la investigación en sus procesos de integración en la siguiente infografía:

Para esbozar las consideraciones clave sobre la información recopilada, también examinamos el uso de tácticas (discretas e indiscretas) durante los procesos de integración de terceros, además de analizar el papel que juega la tecnología.

Al formular una estrategia de onboarding, debemos adoptar un enfoque basado en el riesgo, ya que esto garantizará que los recursos se utilicen de la manera más inteligente posible.

Las empresas deben considerar exactamente qué terceros estarán incluidos en el alcance. La política de la empresa, por ejemplo, puede requerir que todos los terceros estén sujetos a la integración estándar, o puede haber excepciones para aquellos que pertenecen a una base única, o incluso cuando el valor del negocio canalizado a través de esos terceros es muy bajo.

Nuestro estudio también destacó que algunas de las áreas que han generado mayor preocupación a la hora de hacer un onboarding de un tercero son las relacionadas con los riesgos ambientales, sociales y de gobernanza (ESG).

Si bien hasta ahora muchas empresas se han centrado en riesgos más tradicionales, como el soborno y el fraude, existe una tendencia creciente a ampliar la gama para abarcar también los aspectos ESG y de sostenibilidad.

Herramienta de negocios

Un método de integración de terceros ágil y eficiente puede convertirse rápidamente en un diferenciador corporativo.

Una solución de onboarding eficiente no solo facilita el cumplimiento de los requisitos reglamentarios, sino que también puede ofrecer una serie de beneficios.

Por ejemplo, las empresas que tratan este proceso como una herramienta de desarrollo empresarial –en lugar de un costo más de gestión de riesgos– son capaces de minimizar su exposición al riesgo y, además, identificar más fácilmente a terceros éticos que valoran los negocios realizados de forma correcta y sostenible.

La asociación con un proveedor de flujo de trabajo de integración externo ha demostrado ser una solución cada vez más ventajosa para las organizaciones. Después de todo, tener acceso a la recomendación correcta y la tecnología de punta es esencial para crear un programa de cumplimiento efectivo que pueda evolucionar con el tiempo, al igual que las relaciones comerciales cambian y evolucionan.