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December 20, 2022 | TRADING WORKFLOWS EN EVOLUCIÓN
Monitoreo de las comunicaciones electrónicas: una nueva exigencia reglamentaria
Como siempre recordamos en este blog, las organizaciones que no cumplen los requisitos normativos se exponen no sólo a multas y sanciones, sino también a daños a la reputación, a menudo irreversibles. Por lo tanto, cabe destacar que la supervisión adecuada de las comunicaciones electrónicas de su empresa ya no es una opción, sino una tarea obligatoria.
1. La demanda de vigilancia de las comunicaciones electrónicas (eComms) ha aumentado en los últimos años en respuesta a los nuevos requisitos normativos.
2. Pero con el creciente volumen de este tipo de comunicación y la enorme variedad de canales disponibles, a las organizaciones les resulta cada vez más difícil supervisar adecuadamente las eComms.
3. Por otra parte, las nuevas tecnologías están mejorando considerablemente la capacidad de las empresas de servicios financieros para detectar y prevenir el abuso del mercado. Esto puede hacerse ahora mediante sofisticadas herramientas de monitoreo multicanal.
Hoy en día, las regulaciones en torno a las comunicaciones electrónicas, o eComms -es decir, cualquier forma de comunicación transmitida, almacenada o visualizada a través de medios electrónicos como computadoras, teléfonos, correo electrónico o vídeo- son mucho más estrictas que hace una década.
Y con ello, la fiscalización y las multas también se han intensificado cada año, en todo el mundo, con serias sanciones impuestas a las empresas que infringen estas normas.
Para hacerse una idea, en septiembre de este año, la Commodity Futures Trading Commission (CFTC) y la Securities and Exchange Commission (SEC) llegaron a multar (colectivamente) a dieciséis instituciones financieras con más de 1.800 millones de dólares por no monitorear y registrar adecuadamente las comunicaciones a través de varios canales, incluyendo mensajes de texto, WhatsApp y otros.
Regulación de las eComms: cada año más estricta
El nivel de regulación en todos los sectores y jurisdicciones es cada vez más complejo y los mercados más sofisticados.
Por tanto, para controlar toda una serie de riesgos –desde los operativos al compliance, pasando por los de reputación—, las empresas necesitan invertir en un mecanismo de monitoreo que sea integral y confiable. El problema es que las tecnologías tradicionales no están a la altura de esta tarea. Y la inversión necesaria no es sólo monetaria, sino cultural.
La gobernanza, por ejemplo, es clave. En caso de investigación, las empresas deben demostrar que cuentan con una base de datos y las herramientas adecuadas para responder a las preocupaciones (tanto internas como normativas), así como con procesos que indiquen que cualquier error puede corregirse o evitarse en el futuro.
Los métodos de comunicación han crecido exponencialmente en los últimos años: desde el correo electrónico y las redes sociales hasta las aplicaciones de chat, de voz, o de vídeo. Y con ello se ha producido una gran fragmentación, generada por el número y la naturaleza de estos canales de comunicación, todos ellos fácilmente accesibles.
Ya no hay límite para el número de caracteres de un mensaje ni para el tamaño de los archivos adjuntos de correo electrónico. Incluso durante los periodos más críticos de la pandemia, muchos clientes adoptaron canales no tradicionales como su forma preferida de hacer negocios.
Sin embargo, desde el punto de vista del compliance, estas transformaciones suponen un riesgo que debe administrarse. Y no hablamos sólo de garantizar el cumplimiento de las reglas, sino de evitar el mal uso de las herramientas de comunicación que tenemos hoy a nuestra disposición.
El nuevo papel del compliance
El papel de los departamentos de compliance ha cambiado mucho. Donde antes bastaban equipos pequeños cuyo enfoque de vigilancia de los tres o cuatro canales de comunicación era reactivo, ahora se requieren equipos más grandes con un gran nivel de proactividad. Y es que a ellos corresponde definir los parámetros de las herramientas de comunicación que deben utilizarse en la organización y tenerlas a mano no sólo para detectar problemas, sino también para reportarlos.
El antiguo sistema en el que se mantienen bases de datos separadas para cada canal de comunicación ya no es adecuado. Por ejemplo, en el caso de una investigación, en la que la capacidad de proporcionar toda la información necesaria de forma rápida y eficaz suele ser vista con buenos ojos por los reguladores, pulsar varios botones para generar informes en múltiples formatos lleva mucho tiempo y resulta ineficaz. De hecho, recuperar y reconstruir eComms relacionados con determinados negocios puede llevar incluso varios días.
En este caso, la solución ideal es reunir todas las informaciones en una única base de datos, lo que permite comparar todos los canales y facilita la identificación de patrones.
La evolución del monitoreo
La tecnología está desempeñando un papel clave en la evolución de las herramientas de vigilancia de las eComms.
Muchos equipos de compliance carecen de herramientas de gestión unificadas y eficaces, por lo que tienen que lidiar con archivos fragmentados, de distintos formatos y que remiten a múltiples bases de datos. Como resultado, los analistas pueden perder fácilmente informaciones importantes o no "conectar correctamente los puntos".
Para hacer un seguimiento de sus actividades internas, las empresas necesitan ofrecer transparencia a los reguladores, los clientes y el gran público. Pero está claro que los procesos manuales ya no son adecuados para detectar la manipulación del mercado que ahora se produce a través de diversos métodos electrónicos.
Además, el monitoreo de las eComms suele considerarse un problema del front-office, pero es un requisito clave para las empresas con áreas jurídicas y de RRHH cada vez más sujetas a escrutinio. Estas empresas necesitan un sistema único que pueda cotejar los flujos de trabajo.
Almacenar y procesar grandes cantidades de datos es ahora más fácil, mientras que la Inteligencia Artificial y el Machine Learning permiten un monitoreo más inteligente y preciso de la comunicación.
Nuestra combinación de datos de calidad y tecnología punta, concebida para responder a la compleja estructura reglamentaria actual, ayuda a empresas, bancos y otras instituciones financieras a maximizar recursos, administrar riesgos, mejorar el compliance y, por supuesto, reducir costos.
Tratamos de facilitar la implantación con un enfoque Zero TI Footprint, transformando las bases de datos implantadas de forma compartimentada en un sistema abierto y totalmente alojado.
