Em tempos de Covid-19, o monitoramento de abusos nos mercados tem sobrecarregado ainda mais as instituições financeiras. Diante de múltiplas plataformas de comunicação e milhares de mensagens enviadas diariamente, como as equipes de compliance podem ter uma visão unificada das negociações que vem sendo realizadas?
- O monitoramento de abusos nos mercados costuma ser feito de maneira compartimentada, com cada sistema e equipe de vigilância levantando seus próprios alertas de comportamento suspeito.
- Regulamentos como a Lei Dodd-Frank exigem que as instituições financeiras produzam todos os documentos ou comunicações dentro de 72 horas.
- A pandemia de Covid-19 forçou os participantes do mercado financeiro a adotar padrões de trabalho alternativos, gerando desafios extras para os times de compliance que monitoram a comunicação comercial das instituições.
O monitoramento de abusos no mercado financeiro ganhou impulso depois que os escândalos da LIBOR e da manipulação cambial acarretaram pesadas multas (mais de US$ 19 bilhões) para as instituições.
Entretanto, o processo de vigilância de abusos nos mercados enfrenta vários desafios, como extrair sinais claros em meio a todo o ‘ruído’ existente e fornecer evidências de intenção e de desrespeito às normas sem ter acesso a diversas fontes de informação.
A adoção generalizada de novos canais de comunicação eletrônica e de mídias sociais inspirou empresas de todos os setores a usar plataformas como LinkedIn, Twitter e outros serviços de mensagens instantâneas para alcançar consumidores em potencial, conectar-se com os clientes já existentes e criar um senso de comunidade.
Para piorar a situação, a maioria desses canais vem com seus próprios mecanismos de arquivamento e protocolos de vigilância, resultando em dados que chegam completamente fragmentados às instituições financeiras.
Assim, o monitoramento costuma ser feito de maneira compartimentada, com cada sistema levantando seus próprios alertas de comportamento suspeito, que serão rastreados por equipes separadas. Todas elas, portanto, são incapazes de vincular de forma inteligente as várias partes de dados estruturados e não estruturados, e ter uma visão de canal de mercado e de comunicação cruzada da atividade financeira que de fato retrate o comportamento da negociação.
Tendências recentes
A disrupção provocada pelas medidas que tiveram de ser adotadas para diminuir a taxa de infecção pelo novo coronavírus apresentou novos desafios à comunidade corporativa. Um deles foi ter forçado as instituições financeiras a recorrer a canais de comunicação não convencionais para manter a continuidade dos negócios, já que a maioria dos funcionários foi trabalhar de casa.
Muitas empresas regulamentadas, que adotavam uma política rígida de usar apenas os canais de comunicação tradicionais, hoje estão aderindo a esse “novo normal” e revisando suas estratégias de continuidade de negócios. A dificuldade, no entanto, é monitorar efetivamente a atividade nesses canais.
Portanto, é necessário recorrer a uma ferramenta que consolide os dados de todos os canais possíveis e armazene tickets de transações juntamente com outros objetos de comunicação, como e-commerce, voz e arquivos (imagens, documentos de áudio ou PDF), para ajudar as equipes de compliance a detectar problemas e responder a eles.
Monitoramento efetivo
Todos os dias, empresas ao redor do globo geram bilhões de registros eletrônicos na forma de transações comerciais, e-mails, mensagens instantâneas e comunicação de voz.
Na maioria das vezes, o departamento de compliance é responsável por garantir que esses registros não coloquem a organização (nem seus clientes) em risco. Porém, como a leitura de todas as comunicações consumiria muito tempo, é essencial criar um processo eficaz de revisão de compliance, que alcance um equilíbrio entre relevância e quantidade.
A amostragem aleatória poderia manter o número de mensagens a serem revisadas em uma taxa razoável, mas deixaria o monitoramento completamente acaso. Uma abordagem mais adequada, portanto, seria adotar políticas avançadas projetadas com critérios flexíveis para garantir um número gerenciável de resultados. Assim, elas seriam aplicadas apenas aos participantes desejados, instruções de negociação e outros critérios em conjunto com uma robusta lista de léxico para retornar o conteúdo mais relevante para os revisores.
Menor índice de falsos positivos
Aprimorar o foco dessa política pode otimizar significativamente o número de mensagens sinalizadas para revisão. A introdução de critérios adicionais ajuda a reduzir alertas não relevantes.
Esse refinamento dos sistemas é um processo contínuo, mesmo com políticas de supervisão bem projetadas. No entanto, com as ferramentas certas, é possível identificar rapidamente elementos problemáticos que levam a falsos positivos e melhorar iterativamente a abordagem quando houver mudanças nas condições.
Nosso recém-lançado Refinitiv Compliance Archive é um exemplo de como a utilização de regras de sinalização que combinam listas de palavras-chave a outros critérios para criar políticas avançadas pode fazer uma grande diferença.
Demandas regulatórias cumpridas a tempo
A rápida adoção de plataformas de mídia social, como Facebook, LinkedIn, Twitter e outras ferramentas de mensagens instantâneas, forçou as empresas a aderir ao movimento ou correr o risco de ficar para trás. Mas, no setor financeiro, regulamentos rígidos criam riscos legais e de compliance que as instituições enfrentam ao utilizar esses canais.
Hoje em dia, muitos reguladores exigem que as organizações detectem e denunciem comportamentos abusivos em tempo hábil e, principalmente, que disponham de soluções preventivas.
O requisito de reconstrução de transações da Lei Dodd-Frank, por exemplo, é bastante desafiador. Ele exige que as instituições financeiras produzam todos os documentos e comunicações relacionados a uma transação ou e-commerce (com carimbos de data e hora) dentro de 72 horas após a solicitação do regulador.
Devido a processos manuais (e extremamente trabalhosos) ainda adotados por muitas instituições financeiras, que incluem a extração de dados de vários canais, geração de relatórios detalhados e revisões legais, o compartilhamento dessas informações pode demorar várias semanas.
Melhoria da manutenção de registros e do fluxo de trabalho
Nos últimos anos, reguladores de diversos países passaram a esperar que as instituições financeiras tivessem um sistema de vigilância abrangente, que aproveita várias fontes de dados para monitoramento e geração de relatórios eficientes.
Esse é um mercado fortemente regulamentado, e as empresas são solicitadas a atender aos complexos requisitos de manutenção de registros, supervisão, privacidade e segurança de dados da SEC, FINRA, CFTC, FFT, MiFID II e GDPR.
À medida que a pressão das agências reguladoras aumenta, as organizações precisam desenvolver estruturas de trabalho para se manter em compliance, organizadas e em controle de seus dados –ao mesmo tempo em que reduzem a exposição legal e regulatória.
Como é possível fazer tudo isso? Primeiro, simplificando os processos tradicionais de descoberta eletrônica e eliminando a necessidade de coletar dados de várias fontes. Depois, reduzindo o tempo de resposta de semanas para apenas algumas horas, pois assim é possível preservar uma cadeia de custódia limpa e diminuir os riscos e custos envolvidos na descoberta eletrônica.
Métricas de supervisão
Dependendo do tamanho da empresa, a equipe de compliance pode ser responsável por revisar milhares, senão milhões, de mensagens que entram e saem da organização. Diante desse cenário, um relatório de atividades de compliance deve oferecer às equipes a capacidade de ver as atividades em todo o arquivo morto ou fornecer métricas importantes, como volumes médios de mensagens e taxas de acertos por usuário e grupos.
Por isso, as organizações precisam de ferramentas abrangentes que permitam monitorar com eficácia a atividade e o desempenho de sua política, as métricas de supervisão e os eventos de mudança.
É aqui que ferramentas como o Refinitiv Compliance Archive, um modelo de software-as-a-service, podem garantir escalabilidade e rapidez –e sem o custo adicional de comprar equipamentos redundantes ou empregar pessoas especificamente para operá-los.
