Como sempre lembramos neste blog, as organizações que não cumprem com os requisitos regulatórios estão expostas não apenas a multas e sanções, mas também a danos à reputação —que, muitas vezes, são irreversíveis. Por isso, vale a pena frisar que o adequado monitoramento das comunicações eletrônicas de sua empresa já não é mais uma opção, mas tarefa obrigatória.
- A demanda por vigilância de comunicações eletrônicas (eComms) aumentou nos últimos anos em resposta a novos requisitos regulatórios.
- Mas, diante do crescente volume desse tipo de comunicação e da imensa variedade de canais disponíveis, as organizações têm cada vez mais dificuldade de monitorar adequadamente as eComms.
- Por outro lado, novas tecnologias vêm melhorando muito a capacidade das empresas de serviços financeiros de detectar e prevenir abusos de mercado. Isso agora pode ser feito por meio de sofisticadas ferramentas de monitoramento multicanal.
Hoje em dia, os regulamentos que cercam as comunicações eletrônicas, ou eComms –que significam qualquer forma de comunicação transmitida, armazenada ou visualizada por meio de mídia eletrônica, como computadores, telefones, e-mail ou vídeo— são muito mais rigorosos do que eram há uma década.
E, com isso, a fiscalização e as multas também vem sendo intensificadas a cada ano, no mundo todo, com sérias penalidades impostas às empresas que violam essas normas.
Para se ter uma ideia, Em setembro deste ano, a Commodity Futures Trading Commission (CFTC) e a Securities and Exchange Commission (SEC) chegaram a multar (coletivamente) dezesseis instituições financeiras em mais de US$ 1,8 bilhão por não monitorar e registrar adequadamente comunicações em vários canais, incluindo mensagens de texto, WhatsApp e outros.
Conheça as ferramentas de monitoramento de eComms do LSEG, incluindo o Refinitiv Compliance Archive
Regulação das eComms: mais rígida a cada ano
O nível de regulamentação em todas os setores e jurisdições está se tornando incrivelmente complexo, e os mercados, mais sofisticados.
Portanto, a fim de controlar uma série de riscos –que vão do operacional ao compliance e desembocam na reputação—, as corporações precisam investir em um mecanismo de monitoramento que seja abrangente e confiável. O problema é que as tecnologias tradicionais, herdadas de outros tempos, simplesmente não estão à altura dessa tarefa. E o investimento necessário não é apenas monetário, mas cultural.
A governança, por exemplo, é algo fundamental. No caso de uma investigação, as empresas precisam demonstrar que possuem um banco de dados e as ferramentas certas para responder às preocupações (tanto internas quanto regulatórias), além de processos que indiquem que quaisquer falhas podem ser corrigidas ou evitadas no futuro.
Os métodos de comunicação cresceram de forma exponencial nos últimos anos: de e-mail e mídias sociais a apps de voz ou de bate-papo por vídeo. E, com isso, houve uma grande fragmentação, gerada pela quantidade e pela natureza desses canais de comunicação, todos facilmente disponíveis.
Já não há mais limites para o número de caracteres em uma mensagem ou para o tamanho dos anexos de e-mail. Inclusive, durante os períodos mais críticos da pandemia, muitos clientes adotaram canais não tradicionais como forma preferencial de fazer negócios.
Do ponto de vista do compliance, no entanto, essas transformações representam a um risco que precisa ser gerenciado. E não estamos falando de apenas de garantir o cumprimento das regras, mas de evitar o uso indevido dos instrumentos de comunicação que hoje temos à disposição.
O novo papel do compliance
A função dos departamentos de compliance mudou bastante. Onde antes bastavam pequenas equipes cuja abordagem de vigilância dos três ou quatro canais de comunicação era reativa, agora são necessários times maiores com um grande nível de proatividade. Isso porque cabe a eles definir os parâmetros das ferramentas de comunicação a serem utilizadas dentro da organização e tê-las à mão não apenas para detectar problemas, mas também para reportá-los.
O antigo sistema em que são mantidos bancos de dados separados para cada canal de comunicação não é mais adequado. Por exemplo, no caso de uma investigação, em que a capacidade de fornecer todas as informações necessárias de forma rápida e eficiente costuma ser vista favoravelmente pelos reguladores, pressionar vários botões para gerar relatórios em vários formatos é demorado e ineficiente. Aliás, recuperar e reconstruir eComms relacionados a determinados negócios pode até levar vários dias.
Aqui, a solução ideal é reunir todas as informações em um único banco de dados, permitindo a comparação de todos os canais e facilitando a identificação de padrões.
A evolução do monitoramento
A tecnologia está desempenhando um papel fundamental na evolução das ferramentas de vigilância das eComms.
Muitas equipes de compliance carecem de ferramentas de gerenciamento unificadas e eficazes, tendo de lidar com arquivos fragmentados, de diferentes formatos diferentes e que remetem a vários bancos de dados. Como consequência, os analistas podem facilmente perder informações importantes ou não conseguir “ligar corretamente os pontos”.
Para que suas atividades internas possam ser acompanhadas, as empresas precisam oferecer transparência aos reguladores, clientes e público em geral. Mas é óbvio que os processos manuais não são mais adequados para detectar a manipulação do mercado que hoje se dá por meio de uma variedade de métodos eletrônicos.
Além disso, o monitoramento das eComms costuma ser considerado um problema para o front-office, mas é um requisito fundamental para as empresas que contam com áreas jurídicas e de RH, cada vez mais sujeitas a escrutínio. Essas firmas precisam de um sistema único que possa fazer o cruzamento de fluxos de trabalho.
Armazenar e processar grandes quantidades de dados tornou-se mais fácil, ao mesmo tempo em que a Inteligência Artificial e o Machine Learning permitem um monitoramento mais inteligente e preciso da comunicação.
Nossa combinação de dados de qualidade e tecnologia de ponta, desenvolvida para atender à complexa estrutura regulatória atual, ajuda empresas, bancos e outras instituições financeiras a maximizar recursos, gerenciar riscos, melhorar o compliance e, claro, reduzir custos.
Procuramos facilitar a implementação com uma abordagem Zero TI Footprint, transformando bancos de dados implantados de forma compartimentada em um sistema aberto e totalmente hospedado.
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